En digital underskrift med MitID er en sikker og anerkendt måde at verificere underskrivere på, og den kan bruges i mange af de situationer, hvor foreningen skal dokumentere en beslutning, aftale eller godkendelse over for en ekstern part. Det kan for eksempel være i dialog med banker, forsikringsselskaber, administratorer, rådgivere eller offentlige myndigheder.

Bestyrelsen bør dog altid være opmærksom på, om den konkrete modtager stiller særlige krav til dokumentet eller underskriftsformen. Nogle dokumenter kan have særlige formkrav, og enkelte eksterne parter kan have egne procedurer.

I de fleste almindelige foreningssammenhænge giver digital underskrift med MitID dog en langt mere sikker og dokumenterbar proces end almindelige underskrifter sendt som billede eller scannet kopi.

Bestyrelsen kan sende dokumenter til underskrift hos de personer, der skal godkende eller bekræfte dokumentet. Det kan være bestyrelsesmedlemmer, beboere, ejere, medlemmer eller eksterne personer uden for foreningen.

Det gør funktionen relevant i mange praktiske arbejdsgange. Et generalforsamlingsreferat kan sendes til dirigent og referent. En aftale kan sendes til et medlem eller en ekstern samarbejdspartner. En fuldmagt eller et samtykke kan sendes til den person, der skal bekræfte indholdet.

Når underskriverne vælges direkte fra platformen, bliver arbejdet lettere for bestyrelsen, fordi oplysningerne ikke skal indtastes og håndteres manuelt hver gang.