Derfor bør I IKKE lave grundejerforeningens regnskab i Excel

Mange ejerforeninger benytter i dag Excel til at lave deres regnskab, men det er en dårlig idé. Selvom Excel er et populært og udbredt program, er det ikke designet til at håndtere store mængder af økonomisk data. Derfor kan det let blive forvirrende og uoverskueligt, og det er nemt for uvedkommende at få adgang til og ændre i oplysningerne.

I dette blogindlæg vil vi se nærmere på de risici, der er ved at benytte Excel til ejerforenings regnskab, og hvorfor det er en god ide at skifte til et professionelt program.

4 grunde til, at kasseren IKKE bør lave regnskabet i Excel

Der er en række grunde til, at man som kasserer ikke bør benytte Excel til foreningens regnskab. De bunder dog alle i, at Excel ikke er bygget til at lave regnskab eller behandle økonomiske data. De 4 vigtigste grunde er:

1. Excel overholder ikke bogføringsloven, og sikrer ikke at der bliver lavet korrekt, dobbelt bogholderi. Dette er et stort problem for regnskabets gennemsigtig.
2. Excel er ikke designet til at håndtere store mængder af økonomisk data, og derfor kan det let blive forvirrende og uoverskueligt for kassereren at arbejde med.
3. Excel samarbejder ikke med foreningens medlemskartotek eller kontingentopkrævninger, hvorfor der er meget manuelt arbejde for kasseren.
4. Med Excel vil kassereren selv skulle lave rapporterne manuelt, hvilket kan være tidskrævende og kan let resultere i fejl.

Excel sikrer ikke en overholdelse af bogføringsloven

En af de store problemer ved at benytte Excel til ejerforenings regnskab er, at det ikke overholder bogføringsloven. Dette kan være et stort problem for kassereren, da de kan blive ansvarlige for eventuelle fejl i regnskabet.

Desuden sikrer Excel ikke, at der bliver lavet korrekt, dobbelt bogholderi, hvilket er et lovkrav. Dette kan gøre det svært at følge med i regnskabets gennemsigtighed og pålidelighed. Det er derfor en god ide at benytte professionelle regnskabsprogrammer, der overholder bogføringsloven og sikrer korrekt dobbelt bogholderi.

Excel er ikke designet til at håndtere store mængder af økonomiske data

En anden grund til at kassereren i en ejerforening ikke bør benytte Excel til foreningens regnskab er, at Excel ikke er designet til at håndtere store mængder af økonomisk data. Dette kan gøre det svært for kassereren at holde styr på posteringer og bilag, og der kan let opstå forvirring og fejl.

Desuden er posteringer og bilag ikke koblet sammen i Excel, hvilket gør det svært at få et overblik over regnskabet. Derimod gør professionelle regnskabsprogrammer til ejerforeninger det let for både kasseren, bestyrelsen og revisoren at overskue alt data og alle posteringer. De er designet til at håndtere store mængder af økonomisk data, og posteringer og bilag er automatisk koblet sammen, så det er let at få et overblik over regnskabet.

Excel samarbejder ikke med foreningens medlemskartotek eller kontingentopkrævninger

En yderligere grund til at kassereren i en ejerforening ikke bør benytte Excel til foreningens regnskab er, at Excel ikke samarbejder med foreningens medlemskartotek eller kontingentopkrævninger. Det betyder, at kassereren manuelt skal bogføre alle enkelte opkrævninger for at overholde bogføringsloven. Dette kan være tidskrævende og kan let resultere i fejl.

Desuden skal kassereren holde en separat liste over medlemmer, ind- og udflytninger, hvilket kan være besværligt at holde opdateret. Dette ville man ikke skulle, hvis man benyttede et regnskabsprogram der er integreret med medlemssystem og kontingentopkrævning, som for eksempel regnskabssystemet i Vores Forening. Dette gør det nemt at holde styr på medlemmerne og automatisere opkrævningerne, så kassereren kan fokusere på andre vigtige opgaver.

Excel generer ikke rapporter eller holder bestyrelsen informeret

En sidste grund til at kassereren i en ejerforening ikke bør benytte Excel til foreningens regnskab er, at Excel ikke genererer økonomirapporter. Det betyder, at kassereren selv skal bruge tid på at udarbejde og fremsende rapporterne til bestyrelsen. Dette kan være tidskrævende og kan let resultere i fejl.

Derimod giver digitale regnskabsprogrammer til ejerforeninger bestyrelsen det fulde overblik over økonomien og automatisk genererer alle rapporter. Rapporterne er let tilgængelige for bestyrelsen, så de kan følge med i økonomien og træffe informerede beslutninger. Dette kan spare kassereren for en masse tid og kræfter.

Det er let at skifte til et digitalt regnskabsprogram

At skifte fra Excel til et professionelt regnskabsprogram til ejerforeninger behøver ikke at være svært. Mange af de digitale regnskabsprogrammer tilbyder en oprettelsespakke, hvor alt bliver sat op og importeret for dig. Dette kan spare kassereren for en masse tid og besvær.

For eksempel kan man købe en oprettelsespakke til Vores Forening, der hjælper med at sætte alt op og importere data fra Excel. På den måde kan overgangen fra Excel til et professionelt regnskabsprogram være nem og glidende.