Nyhed: Underskiv dokumenter med MitID

Det er nu blevet endnu nemmere at få underskrevet vigtige dokumenter i foreningen. Med den nye underskriftsfunktion i Vores Forening kan bestyrelsen sende dokumenter til digital underskrift direkte fra platformen. Underskriften sker med MitID, og funktionen kan bruges af alle foreninger, uanset abonnement.

Det betyder, at bestyrelsen ikke længere behøver at printe, scanne, sende dokumenter frem og tilbage på mail eller holde styr på, hvem der mangler at skrive under. Det hele kan klares samlet i Vores Forening.

Det gør arbejdet lettere, mere sikkert og mere overskueligt.

Hvad kan digital underskrift bruges til?

I mange foreninger er der løbende dokumenter, som skal underskrives af bestyrelsen, medlemmer, beboere eller eksterne personer. Det kan for eksempel være:

• Et bestyrelsesreferat, der skal godkendes og underskrives af bestyrelsen.
• Et referat fra generalforsamlingen, der skal underskrives af dirigent og referent.
• En andelsoverdragelse, hvor flere parter skal skrive under.
• En kontrakt om leje af parkeringsplads, fælleslokale eller andet fælles areal.
• En aftale med en leverandør, rådgiver eller anden ekstern samarbejdspartner.

Fælles for dokumenterne er, at det ofte er vigtigt at kunne dokumentere, hvem der har underskrevet, hvornår det er sket, og hvilken version af dokumentet der er underskrevet.

Det er netop her, digital underskrift gør en stor forskel.

Sådan fungerer det i praksis

Når et dokument skal sendes til underskrift, kan bestyrelsen enten uploade et dokument eller bruge et dokument, der allerede er oprettet eller gemt i Vores Forening.

Herefter vælger man, hvem der skal skrive under. Det kan være bestyrelsesmedlemmer, medlemmer, beboere eller eksterne personer. Når man vælger personer, der allerede findes i foreningen, kan de vælges direkte fra medlems- og beboerlisten. Derfor skal man ikke selv til at indtaste navn og e-mailadresse, hvis personen allerede er oprettet i foreningen.

Når dokumentet sendes til underskrift, modtager de valgte personer en e-mail med besked om, at de skal skrive under med MitID. De åbner linket, gennemgår dokumentet og underskriver digitalt.

Når alle har underskrevet, bliver det færdige dokument sendt til parterne, og det bliver samtidig automatisk gemt i bestyrelsens dokumentarkiv i Vores Forening.

På den måde har bestyrelsen altid et samlet arkiv over de dokumenter, der er sendt til underskrift gennem platformen.

Hvorfor er digital underskrift en fordel for foreningen?

Mange foreninger arbejder stadig med underskrifter på den klassiske måde. Dokumentet bliver sendt rundt som PDF, printet, underskrevet, scannet og sendt videre. Det kan fungere, men det tager tid, og der er mange små steder, hvor processen kan gå i stå.

Måske mangler én person at skrive under. Måske er det uklart, hvilken version der er den rigtige. Måske bliver det underskrevne dokument liggende i en mailtråd hos et enkelt bestyrelsesmedlem. Og måske bliver det først fundet frem igen, når der opstår et konkret behov.

Med digital underskrift samles processen ét sted.

Bestyrelsen får en mere enkel arbejdsgang, hvor dokumentet sendes ud, underskrives med MitID og gemmes automatisk bagefter. Det giver færre manuelle opgaver og mindre risiko for, at vigtige dokumenter forsvinder i mailbokse, mapper eller private drev.

Det er især en fordel i foreninger, hvor bestyrelsen består af frivillige, som ikke nødvendigvis sidder sammen fysisk eller har tid til at koordinere underskrifter manuelt.

Mere sikkerhed og bedre dokumentation

En digital underskrift med MitID giver en stærk dokumentation for, hvem der har underskrevet dokumentet. Det er ikke bare et billede af en underskrift på en side. Det er en digital proces, hvor underskriveren identificerer sig med MitID.

Det gør løsningen velegnet til dokumenter, hvor foreningen har behov for tydelighed og sporbarhed.

For bestyrelsen betyder det, at man kan arbejde mere trygt med aftaler, referater og andre vigtige dokumenter. Man kan se, at dokumentet er sendt til de rigtige personer, og at underskriften er gennemført på en sikker måde.

Det er ikke mindst vigtigt, når der er tale om dokumenter, der senere kan få betydning for foreningen, et medlem, en beboer eller en ekstern part.

Et samlet arkiv i bestyrelsens dokumenter

En af de store fordele ved underskriftsfunktionen er, at det færdige dokument automatisk bliver gemt i bestyrelsens dokumentarkiv.

Det betyder, at bestyrelsen ikke selv skal huske at downloade dokumentet, gemme det lokalt og uploade det igen bagefter. Når underskriften er gennemført, ligger dokumentet allerede det rigtige sted i Vores Forening.

Det gør det lettere for nuværende og kommende bestyrelsesmedlemmer at finde tidligere aftaler, referater og kontrakter.

Det er særligt vigtigt ved bestyrelsesskifte. Når nye bestyrelsesmedlemmer overtager, er det en stor hjælp, at foreningens vigtige dokumenter ikke ligger spredt hos tidligere bestyrelsesmedlemmer, men er samlet i foreningens eget arkiv.

Inkluderet i alle abonnementer

Underskriftsmodulet er inkluderet i alle abonnementer i Vores Forening. Det betyder, at alle foreninger får adgang til selve funktionen, uanset hvilket abonnement foreningen har.

Der betales kun for den faktiske brug af MitID-underskrifter. Prisen er 35 kr. pr. signatur. Beløbet opkræves gennem Vores Forening og går direkte videre til underskriftsudbyderen.

Hvis et dokument for eksempel skal underskrives af tre personer, betales der for tre signaturer. På den måde betaler foreningen kun, når funktionen bliver brugt.