Generalforsamling: Sådan skriver du et forslag der kan behandles og vedtages

Generalforsamlingen er stedet, hvor fællesskabet beslutter, hvad der skal ske det næste år. Det gælder uanset om I bor i en ejerforening, en grundejerforening, en haveforening, en andelsboligforening eller et andet fællesskab med fælles ansvar. Et godt forslag gør det nemt for alle at forstå, hvad der skal stemmes om, hvad det koster, og hvad konsekvenserne er. Det øger chancen for, at idéen faktisk bliver til virkelighed.

I denne guide får du en enkel metode, en skabelon du kan kopiere, og konkrete eksempler. Målet er, at dit forslag kan læses og forstås uden ekstra forklaringer og dermed kan behandles ordentligt på mødet.

Hvad vil det sige at stille et forslag

Et forslag er et punkt, generalforsamlingen skal tage stilling til. Det kan være:

• En konkret ændring, I skal gennemføre (fx nyt hegn, bedre belysning, ændret praksis for fællesarealer)
• En regel eller tekst, der skal vedtages (fx husorden eller vedtægtsændring)
• En beslutning om at undersøge noget (fx indhente tilbud, få en faglig vurdering, komme tilbage med et oplæg)

Det vigtige er, at forslaget ender med en tydelig beslutning, man kan stemme ja eller nej til.

Før du skriver: Det du skal tjekke først

1. Frist og formkrav i vedtægterne

Fristen for at indsende forslag står normalt i vedtægterne og hænger ofte sammen med, at forslag skal med i indkaldelsen. Send i god tid, så der er tid til at få det korrekt på dagsordenen og sendt ud til alle.

2. Hvem skal have forslaget

I mange foreninger sendes forslag til bestyrelsen eller en administrator, som samler materialet og udsender det med indkaldelsen. Spørg bestyrelsen, hvis du er i tvivl, så du ikke rammer forkert modtager.

3. Kan generalforsamlingen beslutte det

Nogle emner kræver særlige flertal, særligt varsel eller en bestemt proces. Det gælder især vedtægtsændringer. Når du er i tvivl, så skriv det som et forslag om at undersøge sagen og komme tilbage med et beslutningsoplæg.

4. Ordinær eller ekstraordinær generalforsamling

På en ekstraordinær generalforsamling er dagsordenen typisk snæver. Det er derfor sikrest ikke at regne med, at nye emner kan komme med i sidste øjeblik.

Grundreglen: Et forslag skal kunne forstås uden dig

En god test er denne: Kan et andet medlem læse dit forslag og forstå præcis, hvad der skal stemmes om, uden at du forklarer noget bagefter. Hvis svaret er nej, så skal teksten strammes op.

De 6 dele der gør dit forslag stærkt

1. En kort og ærlig motivation

Start med 5 til 10 linjer: Hvad er problemet i dag, og hvorfor er det vigtigt at gøre noget ved det. Hold det konkret og uden store ord.

2. Selve beslutningen i én sætning

Skriv en klar beslutning, der kan stemmes om. Det er den sætning, dirigenten typisk vil læse op før afstemning.

Dårlige beslutninger er ofte uklare:

• "Bestyrelsen skal arbejde for bedre sikkerhed"
• "Der skal gøres noget ved parkering"

Gode beslutninger er konkrete:

• "Generalforsamlingen beslutter at etablere 2 nye lyskilder ved sti A og B senest 1. november"
• "Generalforsamlingen beslutter at bestyrelsen indhenter 3 tilbud på X og fremlægger anbefaling og budget på næste generalforsamling"

3. Omfang og gennemførelse

Beskriv hvad der konkret skal ske, hvor det sker, og hvem der forventes at udføre det. Hvis du foreslår en undersøgelse, så skriv hvad bestyrelsen skal levere tilbage (fx tilbud, tidsplan, oplæg).

4. Økonomi og betaling

De fleste forslag har en pris. Beskriv:

• Engangsudgift og eventuel årlig drift
• Hvem der betaler (foreningen, en gruppe medlemmer, den enkelte)
• Hvor pengene tænkes taget fra (drift, vedligehold, hensættelser, ekstra bidrag)

Hvis prisen er usikker, så er det ofte bedre at stille et forslag om at indhente tilbud med en ramme, fremfor at vedtage et køb uden tal.

5. Konsekvenser, også de besværlige

Fortæl hvad forslaget betyder for hverdagen. Eksempler:

• Midlertidige gener (støj, adgang, brug af fællesareal)
• Drift og vedligehold fremover
• Hvad man mister, hvis man får noget nyt (fx plads i et skur)

Når du selv beskriver ulemperne og håndteringen, bliver debatten mere saglig og tryg.

6. Bilag der gør det let at tage stilling

Bilag kan være billeder, skitser, prisoverslag og tilbud. Send bilag sammen med forslaget, så de kan udsendes før mødet.

Skabelon: Kopiér og udfyld

Du kan kopiere denne direkte ind og udfylde felterne.

Titel
Forslag til generalforsamlingen: [kort og præcis titel]

Forslagsstiller
Navn og husstand, eventuelt telefon eller mail

1. Forslag til beslutning

Generalforsamlingen beslutter, at [helt konkret beslutning].

2. Baggrund og motivation

[5 til 10 linjer om hvorfor forslaget er vigtigt og hvad det løser.]

3. Omfang og gennemførelse

[Hvad skal laves, hvor, hvornår, hvem udfører, og eventuelle forudsætninger.]

4. Økonomi

Engangsudgift: kr. [beløb]
Årlig drift: kr. [beløb]
Finansiering: [drift, vedligehold, hensættelser, ekstra bidrag, andet]
Dokumentation: [tilbud, overslag, beregning]

5. Konsekvenser

Fordele: [kort og konkret]
Ulemper og håndtering: [kort og konkret]

6. Bilag

[Liste over eventuelle bilag]

Eksempel 1: Et konkret forslag der kan vedtages

Titel
Forslag om bedre belysning ved adgangsvej

1. Forslag til beslutning
Generalforsamlingen beslutter at etablere 3 nye lamper ved stien fra parkering til indgang og at arbejdet udføres senest 1. november.

2. Baggrund og motivation
Stien er mørk i vinterhalvåret, og flere oplever utryghed. Bedre lys mindsker risiko for fald og gør området mere trygt at færdes i.

3. Omfang og gennemførelse
Lamper placeres ved tre faste punkter langs stien. Bestyrelsen aftaler endelig placering og udførelse med leverandør efter vedtagelse.

4. Økonomi
Engangsudgift: kr. 18.500 baseret på indhentet tilbud.
Årlig drift: ca. kr. 600 til strøm og service.
Finansiering: vedligeholdelsesbudgettet.

5. Konsekvenser
Fordele: øget tryghed, færre fald, bedre adgang.
Ulemper: kortvarigt gravearbejde i 1 til 2 dage. Arbejdet varsles og planlægges uden for weekender.

6. Bilag
Tilbud fra elektriker, skitse med placering.

Sådan præsenterer du forslaget på mødet

Dirigenten styrer mødet og sikrer, at formalia overholdes. Du får typisk ordet til at motivere forslaget, og her virker korthed bedre end lange forklaringer.

Brug denne struktur på 1 til 2 minutter:

1. Hvad der stemmes om (læs beslutningssætningen op)
2. Hvorfor det er vigtigt (din motivation i 2 til 3 sætninger)
3. Hvad det koster og hvordan det betales
4. Den vigtigste konsekvens, både god og svær
5. Afslut: "Jeg anbefaler at stemme ja"

Typiske fejl der får forslag til at falde

• Beslutningen er for uklar til at kunne gennemføres
• Økonomi mangler eller er urealistisk
• Konsekvenser er ikke belyst, så medlemmerne bliver usikre
• Bilag kommer for sent, så folk ikke kan nå at tage stilling
• Forslaget rammer vedtægtskrav og frister forkert

FAQ

Kan jeg stille forslag på selve generalforsamlingen

Det afhænger af jeres vedtægter og hvordan dagsordenen er varslet. I praksis er det sikreste at indsende rettidigt, så det kan komme med i indkaldelsen.

Hvor konkret skal forslaget være

Så konkret at man kan stemme ja eller nej uden at gætte. Hvis forslaget kræver mange mundtlige forklaringer for at give mening, så skal teksten strammes op.

Hvad hvis mit forslag handler om vedtægter

Vedtægtsændringer kræver ofte kvalificeret flertal og særlige krav til proces. Tjek jeres vedtægter og vær ekstra tydelig i ordlyden.

Hvad hvis der opstår en bedre formulering under mødet

Det kan være fristende at justere på stedet, men store ændringer kan skabe usikkerhed om, hvad der reelt stemmes om. Hvis der er behov for større omformulering, kan det være bedre at trække forslaget og indsende en forbedret version til næste møde.