Nyhed: Foreningsemail løfter kommunikationen i jeres forening

Det skal være nemt og overskueligt at kommunikere i foreningen – både med beboere og med omverdenen. Derfor erstatter vi nu det gamle beskedsystem i Vores Forening med noget langt stærkere: Foreningsemail.

Med Foreningsemail får hver forening sin egen mailadresse – fx solhøjen@foreningsemail.dk – som automatisk er koblet sammen med resten af platformen. Det betyder, at I både kan skrive og modtage mails, samtidig med at alt arkiveres, knyttes til den rette husstand og er tilgængeligt for hele bestyrelsen. Funktionen er allerede aktiveret for alle foreninger og klar til brug.

Fra lukket system til åben og fleksibel kommunikation

I den tidligere løsning foregik al kommunikation internt på platformen, og beskeder kunne kun læses og besvares efter login. Det skabte unødvendig friktion – både for bestyrelsen og for beboerne.

Med Foreningsemail er det slut med at vente på, at nogen logger ind.
Beboere kan nu svare direkte fra deres egen mailapp – og deres svar bliver stadig automatisk knyttet til den rigtige husstand i platformen. Som bestyrelse ser I hele dialogen, med tydelig angivelse af afsender, bolig og historik – uden at skulle søge rundt.

Én indbakke – hele foreningen

Foreningsemail fungerer som en helt almindelig indbakke, men er skræddersyet til foreningens behov:

• Mailadressen er fast og følger foreningen: foreningsnavn@foreningsemail.dk
• Det er kun den aktuelle bestyrelse, der har adgang – og adgangene opdateres automatisk
• Mails fra både beboere og eksterne (fx kommunen, håndværkere, ejendomsmæglere) kan sendes og modtages
• Alt bliver automatisk arkiveret og tilknyttet relevante medlemmer og husstande
• Mailtråde kan nemt spores og findes – også når en ny bestyrelse overtager

Eksempel: Mail fra ny beboer – og bestyrelsen er allerede opdateret

Forestil jer, at der netop er flyttet en ny beboer ind i foreningen, og at hun kort efter sender en mail med spørgsmål om fællesarealerne.

I mange foreninger ville man i sådan en situation være i tvivl om, hvem der skriver, hvilken bolig der er tale om, og om personen overhovedet er registreret endnu.

Med Foreningsemail slipper I for det gætteri. Fordi systemet er direkte koblet til medlemslisten, vises det straks, at det er den nye beboer i fx Lejlighed 3, st. th., og hvornår hun er flyttet ind.

Det gør det nemt at svare korrekt – og I kan se hele boligprofilen direkte fra indbakken. Selv hvis bestyrelsen ikke tidligere har haft kontakt med personen, ved systemet præcis, hvor beskeden hører til.

Det giver både overblik og tillid – og gør det nemmere at være en velforberedt og imødekommende bestyrelse.

Klare fordele

• Al kommunikation sker fra én adresse – både til beboere og eksterne
• Svar fra beboere lander direkte i systemet, uden krav om login
• Automatisk tilknytning til husstande og fuldt beskedarkiv
• Bestyrelsen har fælles adgang – og GDPR er tænkt ind hele vejen
• Ingen opsætning krævet – funktionen er aktiv og klar

Klar til brug – og inkluderet i platformen

Alle foreninger, der bruger Vores Forening, har allerede fået tildelt deres egen Foreningsemail.
Der er ingen opsætning, og ingen ekstra betaling – det er en del af platformen. Bestyrelsen har adgang nu, og kan tage det i brug med det samme.

Har I spørgsmål – eller brug for hjælp til at komme i gang?

Vi hjælper jer gerne.
Skriv til os på support@voresforening.dk, så viser vi jer, hvordan I får mest muligt ud af jeres nye mailfunktion.