Sådan laver I nemt kontingetopkrævning i grundejerforeningen

En kontingentopkrævning er et væsentligt element i driften af en grundejerforening. Det er gennem opkrævningen af kontingent, at foreningen får de midler, der skal til for at vedligeholde fællesarealer, løse opgaver og drive foreningen i det hele taget. Derfor er det vigtigt, at kontingentopkrævningen bliver gjort på en nem og effektiv måde, så alle medlemmer får betalt deres andel af kontingentet, og kassererne ikke spilder sin tid på manuelle opkrævninger.

I denne artikel vil vi gennemgå, hvordan I nemt og hurtigt kan lave en kontingentopkrævning i jeres grundejerforening.

Hvad er en kontingentopkrævning, og hvorfor er det vigtigt for en grundejerforening?

En kontingentopkrævning er en regelmæssig opkrævning af et beløb fra medlemmerne i en grundejerforening. Beløbet, der opkræves, kaldes kontingent, og det skal dække de udgifter, der er forbundet med at drive foreningen. Kontingentet kan for eksempel bruges til vedligeholdelse af fællesarealer, administration af foreningen, løbende reparationer og lignende.

Det er vigtigt for en grundejerforening at have et fast kontingent, da det er med til at sikre, at der er penge nok til at drive foreningen på en sund måde. Hvis der ikke er tilstrækkelige midler til at vedligeholde fællesarealer og løse opgaver, kan det have negative konsekvenser for medlemmernes bolig og for foreningen som helhed. Derfor er det vigtigt, at alle medlemmer bidrager med deres andel af kontingentet, så foreningen har de nødvendige midler til at fungere.

Forberedelse af kontingentopkrævningen

Inden I går i gang med at lave kontingentopkrævningen, er det en god idé at have styr på nogle ting, så opkrævningen bliver så nem og problemfri som muligt. Her er nogle ting, I skal have styr på:

• Kontingentsatser: Sørg for at have styr på, hvor meget kontingentet er for hvert medlem, og om der er eventuelle særlige rabatter eller tillæg, som skal medtages. Kontingentsatsen vil typisk være fastsat på foreningens ordinære generalforsamling, og kontingentsatsen vil derfor kunne findes i referatet.
• Medlemsliste: Det er en god idé at have en opdateret medlemsliste, så I ved, hvem I skal sende kontingentopkrævningen til. Dette allerede ordnet, hvis foreningen benytter Vores Forenings medlemssystem.
• Kontingentperiode: Sørg for at have styr på, hvornår kontingentperioden starter og slutter, så I ved, hvornår kontingentet skal være betalt.

Opkrævning af kontingentet

Når I har forberedt jer og har alt det, I skal bruge, kan I begynde at opkræve kontingentet fra medlemmerne. Der findes flere muligheder for, hvordan I kan opkræve kontingentet, så find den metode, der passer bedst til jer og jeres forening.

Den klassiske metode med brev eller e-mail: Kasseren sender en e-mail eller et brev ud til alle medlemmerne med kontingentopkrævningen. Brevet skal indeholde alle de oplysninger, I har forberedt, som for eksempel beløbet, der skal betales, betalingsfristen og betalingsmåden.

Den almindelige metode med Betalingsservice: Kassereren initierer en betaling gennem Betalingsservice, som vi blive opkrævet ved foreningens medlemmer. Medlemmer der ikke er tilmeldt betalingsservice vil få tilsendt et brev med betalingsinformationer og specifikation af kontingentet.

Den automatiske metode: Kassereren benytter et integreret kontingentopkrævningssystem som eks. kontingentopkrævningen i Vores Forening. Her kan der opkræves via 6 forskellige læsninger, og opkrævningen bliver sendt digitalt eller pr. brev til den opdaterede medlemsliste i Vores Forening.

Foruden fremsendelsen er en anden fordel ved den automatiske metode at både opkrævningen, betalingen, bankafstemningen og bogføringen er fuldt automatisk, så kasseren sparer værdifuld tid.

Læs mere om de 3 metoder til at opkræve kontingent, haveleje og fællesbidrag

Det rigtige format på opkrævningen

Uanset hvilken metode I vælger, skal I huske at gøre følgende:

• Oplys betalingsfristen: Sørg for at oplyse, hvornår kontingentet skal være betalt, så medlemmerne ved, hvornår de skal have betalt.
• Giv klare instruktioner: Oplys, hvordan kontingentet kan betales, og giv klare instruktioner om, hvad medlemmerne skal gøre for at betale.
• Giv mulighed for at stille spørgsmål: Giv medlemmerne mulighed for at stille spørgsmål eller rejse eventuelle problemer, de måtte have, i forbindelse med kontingentopkrævningen.

Opfølgning på kontingentopkrævningen

Når kontingentopkrævningen er sendt ud, er det en god idé at følge op på, om medlemmerne har betalt deres kontingent. Det kan være en god idé at følge op på betalingen inden for en rimelig tidsfrist efter, at kontingentopkrævningen er sendt ud. Hvis I har valgt automatisk kontingentopkrævning gennem Vores Forening eller et lignende system, så vil opfølgningen og betalingsmarkeringen ske automatisk.

Hvis der er medlemmer, der ikke har betalt deres kontingent inden for den fastsatte frist, kan I overveje at sende dem en påmindelse. Påmindelsen kan enten være et brev, en e-mail eller en SMS, afhængigt af hvilken metode I valgte at sende kontingentopkrævningen ud på. I påmindelsen kan I oplyse, at der stadig ikke er modtaget betaling, og oplyse, hvad der skal gøres for at betale kontingentet.

Håndtering af ubetalte kontingenter

Hvis der er medlemmer, der ikke har betalt deres kontingent inden for den fastsatte frist, selv efter at I har sendt en påmindelse, kan I overveje at sende en rykker. Rykkeren skal indeholde en oplysning om, at der stadig ikke er modtaget betaling, og oplyse, at der vil blive pålagt rykkergebyr, hvis der ikke betales inden for en fastsat tidsfrist. Rykkeren skal også indeholde oplysninger om, hvordan kontingentet kan betales, og hvem der kan kontaktes, hvis der er spørgsmål eller problemer i forbindelse med betalingen.

Hvis der stadig ikke er modtaget betaling, efter at rykkeren er sendt, kan I overveje at iværksætte yderligere skridt for at opkræve kontingentet. Dette kan for eksempel være at inddrive kontingentet gennem inkasso eller at indbringe sagen for en domstol. Det er vigtigt at huske, at der vil være omkostninger forbundet med disse skridt, så det kan være en god idé at vurdere, om det er økonomisk forsvarligt at gå videre med dem.

3 ekstra tips til at gøre kontingentopkrævningen nemmere

Der er flere ting, I kan gøre for at gøre kontingentopkrævningen nemmere og mere effektiv. Her er nogle tips:

1. Sørg for at holde medlemslisten opdateret: Benyt enten et medlemssystem eller gør en ære ud af at holde medlemssystemet opdateret, så I ved, hvem I skal sende kontingentopkrævningen til.
2. Giv mulighed for at stille spørgsmål: Det kan være en god idé at have en fast person, som medlemmerne kan kontakte, hvis de har spørgsmål eller problemer.
3. Oplys om konsekvenserne: Det en god idé at have en politik for håndtering af ubetalte kontingenter, så alle medlemmer er bekendt med, hvad der vil ske, hvis de ikke betaler deres kontingent inden for den fastsatte frist. Dette kan være med til at minimere antallet af ubetalte kontingenter og sikre, at medlemmerne tager deres betalingsforpligtelser alvor