Historien om Vores Forening

Læs historien og filosofien bag Vores Forening. Fortalt og beskrevet af Vores Forenings medstifter, Kasper.

Nogle idéer opstår ikke ved et skrivebord. De opstår, fordi man står midt i et problem og opdager, at det ikke burde være så svært.

Sådan begyndte historien om Vores Forening. Det begyndte i en lille ejerforening på Hjelmensgade i Aarhus, hvor jeg selv blev valgt som formand. Lidt tilfældigt, som det ofte sker i foreninger. En formand var flyttet, posten skulle overtages, og jeg tænkte egentlig, at det da måtte være til at finde ud af.

Jeg var på det tidspunkt i gang med at færdiggøre min uddannelse som økonom på Aarhus Universitet og havde allerede mange års erfaring med frivillighed, bestyrelsesarbejde og foreningsliv. Derfor havde jeg nok også en forventning om, at administrationen af en mindre ejerforening ville være ret ligetil.

Det viste sig hurtigt, at det var den ikke.

Da jeg overtog, var der stort set ikke styr på noget. Vi havde ingen samlet medlemsliste. Vi havde ikke et ordentligt overblik over dokumenter. Der var ikke overdraget nogen egentlig administration fra den tidligere formand, som var flyttet. Meget af foreningens viden var fulgt med ud ad døren.

Så jeg gjorde det, man gør, når der ikke findes en bedre løsning: Jeg gik ud og kiggede på postkasserne.

Sammen med gode naboer begyndte jeg at genskabe overblikket. Hvem bor hvor? Hvem ejer hvad? Hvilke dokumenter findes der? Hvad mangler vi? Hvad skal der være styr på, før næste bestyrelse en dag skal overtage?

Det var her, tanken for alvor begyndte. Det her må kunne gøres bedre.

Der må da være en app til det her

Når man står med en opgave, der virker unødigt besværlig, er den første tanke i dag næsten altid: Der må da findes en digital løsning.

Det tænkte jeg også.

Sammen med min gode ven Mathias, der også var formand i sin egen ejerforening og senere blev formand i endnu en, begyndte jeg at undersøge markedet. Vi ledte efter et system, der kunne hjælpe frivillige bestyrelser med den virkelighed, de faktisk står i.

Vi fandt nogle medlemssystemer. Vi fandt også nogle regnskabssystemer. Flere af dem kunne noget fornuftigt hver for sig.

Men vi fandt ikke det, vi selv manglede.

For en ejerforening, grundejerforening, haveforening eller andelsboligforening fungerer ikke som en sportsklub eller en almindelig medlemsforening. Det centrale er ikke kun personen som medlem. Det centrale er ofte lejligheden, huset, grunden, andelen eller haven - og de mennesker, der er knyttet til den.

Der kan være flere ejere. Flere beboere. Forskellige roller. Forskellige opkrævninger. Skiftende relationer mellem personer og enheder. Dokumenter, der hører til bestemte boliger. Regnskaber, der skal passe til foreningens virkelighed. Forbrugsregnskaber, opkrævninger, kontingenter, fællesbidrag, ind- og udflytninger og alle de små administrative detaljer, som fylder mere, end man tror.

Den virkelighed passede ikke ordentligt ind i de løsninger, vi kunne finde.

Det var her, idéen til Vores Forening begyndte at tage form.

Vi ville bygge et system, der ikke bare var et medlemssystem med et andet navn. Vi ville bygge en platform, der tog udgangspunkt i de foreninger, vi selv kendte. En platform, der forstod, at foreningens hverdag handler om både mennesker, ejendomme, økonomi, dokumenter og kommunikation.

Og vigtigst af alt: En platform, der skulle gøre det nemmere at være frivillig.

Frivillige skal bruge tiden på det, der betyder noget

Der er ingen, der melder sig ind i en bestyrelse for at lave administration.

Ingen stiller op som formand i en grundejerforening, fordi de drømmer om medlemslister, betalingsfrister og dokumentarkiver. Ingen bliver kasserer i en ejerforening, fordi de brænder for bilagsnumre, afstemninger og gentagne rykkere. Ingen melder sig til arbejdet i en haveforening, fordi de vil bruge deres aftener på at finde ud af, hvem der har fået hvilken mail.

Man gør det, fordi man gerne vil gøre en forskel.

Man går ind i en grundejerforenings bestyrelse, fordi man gerne vil skabe et godt område. Måske en ny legeplads. Bedre fællesarealer. Trygge rammer. En ordentlig økonomi. Et sted, hvor folk gerne vil bo.

Man går ind i en ejerforenings bestyrelse, fordi man gerne vil tage ansvar for den bygning, man bor i. Fordi opgangen skal fungere. Fordi taget skal vedligeholdes. Fordi fællesskabet omkring ejendommen betyder noget.

Det samme gælder i andelsboligforeninger, haveforeninger og andre foreninger, hvor frivillige mennesker tager ansvar for noget, der er større end dem selv.

Men alt for ofte ender tiden med at gå til det, der ikke skaber værdi: Lister. Dokumenter. Opgaver, der skal gentages. Informationer, der ligger hos den forkerte person. Regneark, der ikke er opdateret. Mails, der sendes fra private indbakker. Regnskaber, der kun kassereren forstår. Viden, der forsvinder, når en formand flytter eller en kasserer stopper.

Det var præcis den oplevelse, der blev udgangspunktet for Vores Forening.

Vi ville fjerne bøvlet.

Ikke fordi administration er ligegyldigt. Tværtimod. God administration er fundamentet for en velfungerende forening. Men netop derfor skal den være nemmere, mere samlet og mere overskuelig. Det skal ikke kræve særlige it-kompetencer eller det sorte bælte i regnskab at tage ansvar i sin lokale forening.

Da medlemslister og regnskab ikke talte sammen

Noget af det, vi hurtigt opdagede, var, at mange foreninger i praksis arbejdede i flere forskellige systemer, der ikke hang sammen.

Kassereren havde én liste. Bestyrelsen havde en anden. Dokumenterne lå et tredje sted. Mails blev sendt fra en privat indbakke. Regnskabet lå måske i et regnskabssystem, men medlemsoplysningerne lå et andet sted. Opkrævninger blev sendt ud på baggrund af oplysninger, der ikke nødvendigvis var de samme som dem, bestyrelsen brugte, når den skulle kommunikere med medlemmerne.

Det virker måske uskyldigt, men det skaber problemer.

For når oplysninger ikke hænger sammen, opstår der fejl. Når der er flere lister, er der også flere sandheder. Når dokumenter ligger hos enkeltpersoner, er foreningen sårbar. Når kassereren og resten af bestyrelsen ikke arbejder ud fra samme grunddata, bliver selv enkle opgaver mere besværlige, end de behøver at være.

Derfor blev en af de bærende tanker bag Vores Forening, at det hele skulle samles ét sted.

Medlemmer. Beboere. Ejendomme. Dokumenter. Beskeder. Opkrævninger. Regnskab. Rapporter. Overdragelse til næste bestyrelse.

For en forening skal ikke bygges op omkring enkeltpersoners private mapper, regneark og hukommelse. Den skal have et fælles digitalt sted, hvor bestyrelsen kan arbejde videre, og hvor næste bestyrelse kan overtage uden at skulle begynde forfra.

Først byggede vi til vores egne foreninger

Mathias og jeg begyndte at bygge det, vi selv manglede i vores egne foreninger. Vi havde ikke fra starten en færdig platform med alle de funktioner, Vores Forening har i dag. Vi havde et behov, en idé og en ret klar fornemmelse af, at andre måtte stå med de samme udfordringer.

Og det gjorde de.

Når vi fortalte andre om, hvad vi arbejdede på, kunne vi mærke genkendelsen. Mange frivillige havde prøvet noget lignende. De havde overtaget en forening uden ordentligt overblik. De havde siddet med et regneark, der ikke længere passede. De havde brugt alt for lang tid på opkrævninger, mails og dokumenter. De havde oplevet, at viden forsvandt, når bestyrelsesmedlemmer stoppede.

Stille og roligt kom de første andre foreninger med.

Først en ejerforening. Så en grundejerforening. Så en haveforening. Så en andelsboligforening.

Det, der begyndte som en løsning på vores eget problem, viste sig at være en løsning på et langt bredere behov.

Det var både sjovt og meningsfuldt. For pludselig kunne vi se, at det ikke kun gjorde en forskel for os selv. Det gjorde en konkret forskel for andre frivillige bestyrelser.

Det var der, vi besluttede at gøre alvor af det.

Fire år med udvikling, fejl, læring og fremdrift

Rejsen fra idé til platform er ikke sket fra den ene dag til den anden.

Den er sket over flere år. Undervejs i corona. Ved siden af andet arbejde. Med frivillige erfaringer i ryggen, brugernes input i hånden og en ret stædig tro på, at det her var værd at bygge.

Vi har søgt og modtaget støtte undervejs. Vi har fået legater og priser, blandt andet fra miljøer omkring Aarhus Universitet, Mikrolegat og andre ordninger, der har gjort det muligt at bygge videre på idéen. Det betød meget, for software er dyrt at udvikle. Særligt når man ikke bare vil lave en lille funktion, men en hel platform, der skal kunne bære en forenings hverdag.

Vi har også lavet fejl. Det kommer man ikke udenom.

Nogle funktioner blev ikke så gode i første version, som vi havde håbet. Nogle ting måtte bygges om. I perioder fik vi flere foreninger med, end vi reelt havde kapacitet til at supportere på den måde, vi gerne ville. Vi har skullet lære, hvordan man både bygger produkt, driver support, prioriterer udvikling og samtidig holder fast i det, der var meningen fra starten.

Men netop de erfaringer har været med til at forme Vores Forening.

For hver fejl har gjort os klogere. Hver forening har lært os noget. Hver supporthenvendelse, hvert ønske og hver praktisk udfordring har været med til at vise os, hvad platformen skulle kunne - og hvad den ikke måtte blive.

Bygget for frivillige

Selvom Vores Forening i dag er blevet en langt større og stærkere platform, er grundidéen stadig den samme: Vores Forening er bygget for frivillige.

Det betyder ikke, at systemet skal være simpelt på den måde, at det kun kan ganske få ting. For virkeligheden i en forening er ikke altid simpel. Regnskabet skal være korrekt. Opkrævninger skal kunne håndteres ordentligt. Dokumenter skal kunne gemmes. Kommunikation skal kunne sendes. Bestyrelsen skal kunne følge med. Lovgivningen skal overholdes.

Vores Forening er i dag også et godkendt digitalt bogføringssystem. Det stiller krav. Det betyder, at der skal være styr på data, dokumentation, regnskab og sporbarhed.

Men det skal stadig være til at bruge. Det er balancen.

Vi skal bygge et system, der er stærkt nok til at håndtere den virkelighed, en moderne forening står i, men enkelt nok til, at en frivillig kasserer kan bruge det uden at være uddannet revisor. Et system, hvor formanden kan finde dokumenterne. Hvor bestyrelsen kan sende beskeder. Hvor opkrævninger og regnskab hænger sammen. Hvor næste bestyrelse kan overtage et samlet overblik i stedet for en bunke løse filer.

Det er det, vi mener, når vi siger, at Vores Forening skal være i øjenhøjde.

Det skal tage brugeren alvorligt uden at gøre tingene unødigt komplicerede. Det skal forklare, hjælpe og samle. Det skal gøre det muligt at være en god frivillig uden først at skulle være ekspert i it, regnskab eller administration.

Fra lille idé til mange hundrede foreninger

I dag bruges Vores Forening af mange hundrede foreninger og mere end 20.000 brugere. Det er vi stolte af.

Men det vigtigste er ikke tallet i sig selv. Det vigtigste er, hvad det fortæller.

Det fortæller, at behovet var reelt. At mange frivillige bestyrelser stod med de samme udfordringer. At der manglede en løsning, som tog deres hverdag alvorligt.

I dag kan en forening samle store dele af sin administration i Vores Forening. Medlemmer og beboere. Beskeder. Dokumenter. Opkrævninger. Regnskab. Rapporter. Bank. Betalinger. Og løbende bliver flere funktioner bygget til, fordi brugerne efterspørger dem, og fordi vi kan se, hvor hverdagen stadig kan gøres nemmere.

Vi udvikler ikke Vores Forening i et lukket rum.

Meget af det, der findes i platformen i dag, er blevet til på baggrund af de ønsker og udfordringer, foreningerne selv melder ind. Det er en af de ting, der gør arbejdet meningsfuldt. For hver forening har sin egen virkelighed. Der er altid en særlig vedtægt, en særlig opkrævning, en særlig arbejdsgang eller en særlig udfordring, som viser os, hvordan systemet kan blive bedre.

Det betyder ikke, at vi kan bygge alt, alle ønsker sig. Men det betyder, at platformen hele tiden bliver formet af den virkelighed, den skal bruges i.

Banken er rykket ind i Vores Forening

Et af de nyere skridt på rejsen er, at banken er begyndt at rykke ind i Vores Forening.

For en kasserer er banken ofte en af de største tidsrøvere. Man skal logge ind ét sted for at se betalinger, et andet sted for at føre regnskab, et tredje sted for at holde styr på opkrævninger og måske et fjerde sted for at kommunikere med bestyrelsen.

Det arbejder vi på at ændre.

I Vores Forening Plus kan foreningen se bankstatus, overføre betalinger og modtage betalinger direkte i systemet. Det betyder, at kassereren i højere grad kan arbejde samlet i Vores Forening i stedet for hele tiden at skulle hoppe mellem bank og regnskabssystem. Det er et godt eksempel på den retning, vi arbejder i.

Fremtiden handler om at samle endnu mere

Selvom Vores Forening er nået langt, er vi ikke færdige. Tværtimod.

Vi ser stadig mange manuelle opgaver i foreningernes hverdag, som kan gøres nemmere. Noget kan automatiseres direkte i platformen. Noget kan løses ved at koble Vores Forening bedre sammen med banker, registre, databaser og andre systemer. Noget kan på sigt understøttes af nye teknologier, hvor kunstig intelligens og automatisering kan hjælpe bestyrelsen med at få overblik, spare tid og undgå fejl.

Men retningen er den samme som fra begyndelsen:

• Vi vil samle det, der i dag er spredt.
• Vi vil gøre det nemmere at drive en forening.
• Vi vil hjælpe frivillige bestyrelser med at bruge mindre tid på administration og mere tid på det, de egentlig meldte sig for.

Ikke for at fjerne ansvaret fra bestyrelsen. En forening skal stadig ledes af mennesker. Beslutninger skal stadig træffes af bestyrelsen og generalforsamlingen. Men systemet omkring dem skal gøre arbejdet lettere, tryggere og mere overskueligt.

Rejsen fortsætter

På fire år er Vores Forening gået fra en konkret frustration i en lille ejerforening i Aarhus til en platform, der bruges af mange hundrede foreninger og mere end 20.000 brugere.

Det er en rejse, vi er både stolte af og taknemmelige for. Men vi ser det stadig som begyndelsen.

For behovet for gode digitale værktøjer i ejerforeninger, grundejerforeninger, haveforeninger og andelsboligforeninger bliver kun større. Lovgivningen stiller flere krav. Bestyrelserne får flere opgaver. Frivillige har mindre tid. Og samtidig er forventningen til gennemsigtighed, dokumentation og god administration højere end nogensinde.

Derfor skal Vores Forening fortsætte med at udvikle sig.

Men altid med den samme grundidé: Det skal være nemmere at være frivillig.

Det var sådan, Vores Forening begyndte. Og det er stadig det, vi arbejder for hver dag.

‍

Tak fordi du læste med i vores historie. Jeg håber at den har inspireret.

Har du lyst til at høre mere om Vores Forening, er du altid velkommen til at kontakte vores support. Du kan også læse mere om mig - Kasper - og resten af holdet bag Vores Forening, i denne artikkel.

‍

Venlig hilsen

Kasper Frandsen
Medstifter af Vores Forening