Hvad er et referat?

Referatet er et vigtigt værktøj i ejerforeninger, grundejerforeninger og andelsboligforeninger, da det udgør foreningens kollektive hukommelse. Det er altså referatet der sikrer, at beslutninger og synspunkter bliver viderebragt for fremtiden. Også selvom et eller flere medlemmer af foreningen fraflytter.

Referatet benyttes i praksis af bestyrelsen medlemmer som et arbejdsredskab til at sikrer, at der er lighed mellem det besluttede og udførte arbejde, og af foreningens medlemmer i forbindelse med den årlige generalforsamling. Et udført referat fra en ejerforenings generalforsamling kan samtidig have stor betydning for købere, der ønsker et overblik over besluttede investeringer.

Typer af referater for bestyrelsesmøder

Referatet af et bestyrelsesmøde kan grundlæggende laves på to forskellige måder; som beslutningreferat eller diskussionsreferat. Fælles for begge typer at, der altid bør noteres mødets dato, mødets deltagere og den udsendte såvel som den faktiske dagsorden.

Diskussionsreferater

Diskussionsreferatet er den mest omfattende og ressurcekrævende form for referat, da det ikke blot gengiver bestyrelsens beslutninger, men også detaljerede gengivelser af de enkelte led i diskussionen på mødet. Grundet det omfattende arbejde der ligger i at udarbejde et retvisende diskussionsreferat, bliver det sjældent benyttet til almindelige møder.

Diskussionsreferatet er særligt anvendeligt ved behandling af sager, der påkalder sig ekstra opmærksomhed blandt foreningens medlemmer eller andelshavere, eller i situationer hvor bestyrelsesmedlemmer kan blive holdt individuelt ansvarlige.

Det er vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer får mulighed for at gennemlæse citaterne, der er tilskrevet til dem. Særligt i tilfælde hvor alle dele af samtalen ikke er gengivet, eller argumenter er forkortet, og dermed kan fremstå anderledes i referatet end i den faktiske diskussion.

Læs mere om bestyrelsesmedlemmernes ansvar og bestyrelsesansvarsforsikring.

Beslutningsreferater

Beslutningsreferater er den mest almindelige form for referater, som i langt de fleste tilfælde giver et tilfredsstillende billede af mødets beslutninger. I et beslutningsreferat gengives de enkelte punkter på dagsordenen, hvad der er besluttet på de pågældende punkter samt hvilke fremtidige handlinger der er påkrævet.

Mange foreninger skelner ikke hårdt mellem de to typer referater, og ender ofte med at skrive et referat der er en mellemting mellem de to.

Godkendelse af referater

Referatets rolle som den vedtagne forståelse af virkeligheden gør det yderst vigtigt, at det er retvisende. For at sikre, at referatet skildrer den faktiske diskussion og/eller de faktiske beslutninger, skal det gennemgås og godkendes af flere end blot referenten. Hvordan dette sker i praksis afhænger af foreningens vedtægter, samt hvilken type møde der er tale om.

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder

Referatet fra bestyrelsesmøder skrives af en valgt referant eller sekretær, der undervejs på mødet skriver et udkast til referatet. Dette udkast udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer efter mødet, som har mulighed for at gennemgå og kommentere referatet. Referatet sættes herefter til godkendelse på det næstkommende bestyrelsesmøde og underskrives af de bestyrelsesmedlemmer, der var tilstede på mødet.

Såfremt bestyrelsesmedlemmer har kommentarer eller ændringer til referatet, bør dette kommenteres inden det næstkommende bestyrelsesmøde, så de foreslåede ændringer forelægger på skrift til beslutning. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke var tilstede på det møde, som referatet omhandler, bør afholde sig fra at godkende referatet.

Godkendelse af referater fra generalforsamling

Referatet fra ejerfningen, grunejerforeningen eller andelsboligforeningens generalforsamling skal godkendes i henhold til foreningens vedtægter. Der kan være særregler i den enkelte foreningen, men de fleste foreninger følger bestemmelserne fra normalvedtægten for ejerforeninger:

"Der udarbejdes referat af mødet med gengivelse af beslutninger og væsentlige drøftelser. Referatet underskrives af dirigenten og formanden for bestyrelsen og gøres tilgængeligt for ejerne senest 4 uger efter generalforsamlingens afholdelse."

I mindre foreninger kan der være være vedtaget særregler, hvor alle medlemmer af foreningen skal underskrive og/eller godkende referatet.

Godkendelse af referater fra andre møder

Ved øvrige møder i foreningsregi er der som oftest ikke faste regler for hvordan og om der skal tages referat. Deltagerne ved øvrige møder bør derfor inden starten på mødet beslutte, om der skal føres referat af mødet samt hvordan dette referat skal godkendes. Oftest vil det ikke være nødvendigt ved uformelle møder, der som udgangspunkt ikke har beslutnignskraft i foreningen.

Øvrige møder, hvor det kan skabe værdi med et referat, er eks. møder hvor der fordeles roller aller arbejdsopgaver, så alle har et overblik over hvad de selv skal udføre, og hvem de skal kontakt for de øvrige opgaver.

Arkivering og protokollering af referater

Referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamlinger skal som udgangspunkt arkiveres og opbevares på ubestemt tid. Dette er særligt vigtigt i ejer- andels- og grundejerforeninger, hvor beslutninger kan have stor betydning for ejendommens brug og dermed de enkelte medlemmers privatøkonomi. Da referaterne vil indeholde persondata, som eks. navne, bør de opbevares elektronisk og i henhold til Persondataforordningen (GDPR).

Læs mere om arkivering af foreningens dokumenter her.